採用後に必要なこと

採用時に在留カードの満了日を記録し、社内で管理する仕組みを作ります。満了日を過ぎると不法残留になり、雇用を続けることはできません。

外国人雇用状況届出を届出期限内に提出しないと30万円以下の罰金の対象です。雇用保険被保険者は翌月10日まで、非被保険者は翌月末日までに届出を行います。

人事と現場の間で管理責任が曖昧だと、更新時期の見落としにつながります。特定の担当者を管理責任者に指名し、更新準備の開始タイミングを社内ルールにします。

特定技能の随時届出は事由発生から14日以内が期限です。届出を怠ると特定技能外国人の受入れができなくなる場合があります。定期届出も年1回の提出を忘れないようにします。

外国人であっても、適用条件を満たせば日本人と同様に社会保険への加入義務があります。外国人であることを理由に加入を除外することはできません。

雇入れ時だけでなく、離職時にもハローワークへの届出と入管への届出が必要です。特定技能の場合は雇用契約終了の随時届出も14日以内に提出します。

外国人雇用状況届出（ハローワーク）は30万円以下の罰金の対象です。所属機関届出（入管）は罰則はありませんが、在留期間更新の審査で不利になる可能性があります。いずれも気づいた時点で速やかに届出を行ってください。

原則として本人が申請しますが、会社が必要書類の準備を支援するのが一般的です。弁護士や行政書士による取次申請の制度もあります。更新の時期が近づいたら、早めに本人と準備のスケジュールを確認してください。

登録支援機関に全部または一部を委託できます。全部委託した場合、受入れ機関の支援体制基準は自動的に満たされたとみなされます。自社対応と委託のどちらが適切かは、社内のリソースと外国人の人数を踏まえて判断します。

在留資格の種類に関係なく、適用条件（常時雇用、週の所定労働時間など）を満たせば加入義務があります。外国人であることを理由に適用を除外することはできません。短時間労働者の適用拡大にも注意してください。

退職しただけでは在留資格は失効しませんが、就労系の在留資格に基づく就労はできなくなります。正当な理由なく3か月以上在留資格に基づく活動を行わない場合は、在留資格取消しの対象となる可能性があります。在留期限までは日本に滞在すること自体は可能です。退職時に本人へその旨を説明しておくことが望ましいです。

日本を出国後2年以内に請求します。年金の受給資格期間（120月 = 10年）を満たしていないことが条件です。脱退一時金を受け取ると加入期間がリセットされるため、再来日の可能性がある場合は慎重に判断する必要があります。

協定国から一時的に派遣されている場合で、相手国の社会保障制度に加入していることを「適用証明書」で証明すれば免除される場合があります。ただし協定の内容は国ごとに異なるため、個別に確認が必要です。日本で現地採用された場合は原則として日本の制度に加入します。

年金事務所の窓口で「健康保険被保険者資格証明書」を申請してください。原則当日交付で、有効期間は証明日から20日以内です。費用は無料です。外国人は来日直後に医療機関を利用する可能性があるため、入社手続きと同時に申請を検討してください。

回収してはなりません。在留カードは本人が保持するもので、会社が預かったり回収したりすることは適切ではありません。採用時にコピーを取得・保管している場合は、個人情報保護の観点から退職後の取扱いルールを社内で定めておいてください。

外国人雇用状況届出、所属機関届出、特定技能の各種届出はいずれも無料です。在留期間更新許可申請のみ手数料がかかります（許可時に6,000円、オンライン申請は5,500円）。収入印紙で納付します。